Automatiseret og forbedret baggrundstjek til sikkerheds- og beredskabssektoren
Organisationer inden for sikkerhed og beredskab håndterer adgang til følsomme områder og informationer, hvilket stiller høje krav til kontrol og dokumentation. Med krav fra bl.a. vagtloven, CER-direktivet og ISO 27001 øges behovet for systematiske og audit-klare baggrundstjek af medarbejdere og samarbejdspartnere. P-Secure digitaliserer hele processen – fra ansættelse til løbende gentjek – med fuld sporbarhed og overholdelse af GDPR.
Vores platform bruges af
Compliance-udfordringer i sikkerheds- og beredskabssektoren
Organisationer inden for sikkerhed og beredskab opererer i en dobbelt compliance-rolle: de er både underlagt egne krav til kontrol og godkendelse af medarbejdere - herunder politigodkendelse i henhold til vagtvirksomhedsloven - og samtidig ansvarlige for at leve op til kunders krav til adgangsstyring og leverandørkontrol.
I praksis betyder det, at organisationer skal kunne dokumentere, at alle personer med adgang til kritiske funktioner - herunder medarbejdere, leverandører og samarbejdspartnere - er kontrolleret på et ensartet og dokumenterbart grundlag. Dokumentationen skal være ajourført, konsistent og til enhver tid kunne fremvises som nøjagtig, sporbar og audit-klar.
Sektoren er kendetegnet ved:
- Medarbejdere med adgang til kritiske funktioner og sikkerhedsfølsomme områder
- Krav om myndighedsgodkendelse (politigodkendelse)
- Leverancer til kunder inden for kritisk infrastruktur
- Krav om dokumentation på tværs af organisation og leverandørkæde
Dette øger kompleksiteten og stiller høje krav til ensartede processer, hvilket medfører risiko for manglende overblik, manuelle fejl og tidskrævende administration i arbejdet med baggrundstjek, gentjek og dokumentation.
Nyttige funktioner til sikkerheds- og beredskabssektoren
P-Secure automatiserer og standardiserer centrale dele af baggrundstjekprocessen og tilpasser den til sektorens behov. Automatiseringen sikrer, at baggrundstjek udføres præcist og rettidigt, reducerer risikoen for menneskelige fejl og letter det administrative arbejde væsentligt.
Løsningen understøtter blandt andet:
ID- og CV-kontrol
Automatiser ID-verifikation og CV-kontrol, herunder dokumentation af beskæftigelseshuller
Audit
Planlæg nemt og gennemfør periodiske gentjek af medarbejdere i overensstemmelse med lovgivningsmæssige og kontraktlige krav
Revision
Del specifikke sager til digital revision med politi, myndigheder eller interne revisorer
Screening forud for godkendelse
Gennemfør struktureret baggrundstjek forud for politiets godkendelsesproces efter lov om privat sikkerhedstjeneste - dokumentér, at du kender dine medarbejdere, inden der foreligger en formel godkendelse
Anbefalede screeningskategorier til baggrundstjek
I samarbejde med aktører i sikkerhed og beredskab arbejder P-Secure på at etablere en fælles standard for screening og baggrundstjek, der kan anvendes på tværs af sektoren. Download vores anbefalet screeningskategorier til sektoren.
Regulatoriske rammer og P-Secures anbefalinger
Krav
En person må kun arbejde som vagt, hvis vedkommende er godkendt af politiet i henhold til vagtvirksomhedsloven. Godkendelsen forudsætter blandt andet en ren straffeattest og en samlet vandelsvurdering.
På den baggrund anbefaler P-Secure en systematisk tilgang til baggrundstjek, der understøtter både myndighedskrav og behovet for ensartet dokumentation på tværs af organisationen.
Myndighedskrav, leverandørkrav og markedsforventninger
Ud over myndighedskrav møder organisationer i stigende grad krav fra kunder — særligt inden for kritisk infrastruktur — om dokumenteret kontrol af personale og leverandører. CER-direktivet stiller krav til kontrol med personer med adgang til kritiske funktioner, hvilket i praksis indebærer dokumenteret kontrol af eget personale og relevante samarbejdspartnere.
Samtidig fungerer certificeringer som ISO/IEC 27001 som dokumentation for en systematisk tilgang til personalesikkerhed og er ofte et krav eller et afgørende konkurrenceparameter i udbud og leverancer.
P-Secures anbefalinger
P-Secure anbefaler at gennemføre et baggrundstjek forud for erhvervelsen af vagtkort. Kategorierne som indgår i baggrundstjekket, baserer sig på erfaringer fra sektoren og består af følgende:
Som minimum anbefales følgende elementer:
• ID-verifikation
• CV-tjek — mindst 5 år inkl. dokumentation af afbrydelser
• Straffeattest
• Arbejds- og opholdstilladelse
Dette skaber et samlet og risikobaseret beslutningsgrundlag, der kan tilpasses faste medarbejdere, nyansættelser, leverandører og samarbejdspartnere. P-Secure understøtter dokumentation og compliance på tværs af organisationen og sikrer et ensartet og audit-klar grundlag for kontrol af personale.
Behovet for moderne baggrundsscreening
Indfør automatiserede og compliant baggrundstjek
De stigende krav til kontrol, dokumentation og adgangsstyring betyder, at baggrundstjek ikke længere kan håndteres som enkeltstående eller manuelle processer. Kontroller skal gennemføres ensartet, hurtigt og dokumenterbart – på tværs af medarbejdere, leverandører og samarbejdspartnere.
Krav til politigodkendelse, leverandørkontrol og dokumentation over for kunder og certificeringsorganer forudsætter samtidig, at baggrundstjek er integreret i de daglige arbejdsgange – ikke udføres uden at være systematisk forankret i organisationen.
Dette understreger behovet for automatiserede og systemunderstøttede processer, der kan:
- Sikre ensartet og dokumenterbar kontrol
- Reducere manuelle arbejdsgange og personafhængighed
- Understøtte effektiv håndtering af ansættelser og adgangsændringer
- Skabe et audit-klart grundlag for myndigheder, kunder og certificering
- Håndtere løbende gentjek og ændringer i adgangsniveauer
Sikr løbende compliance
Mere end et baggrundstjek
P-Secure er ikke blot et værktøj til enkeltstående baggrundstjek, men en platform for løbende compliance:
- Understøtter efterlevelse af krav til politigodkendelse og vagtloven
- Understøtter efterlevelse af ISO 27001 og CER-direktivet
- Samler al dokumentation ét sted — klar til audit og tilsyn
- Muliggør løbende gentjek og styring af adgangsniveauer
- Sikrer ensartet kontrol på tværs af organisation og leverandørkæde
- Understøtter efterlevelse af GDPR
